En la edición de hoy de Inside Look con Brooks, Steve habla sobre el mejor método de comunicación con su administrador de casos y abogado en Brooks Law Group.
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Bienvenida
Hoy tengo laringitis. Acabo de regresar de un viaje a Washington D.C., tuve un buen viaje, pero es bueno estar de vuelta en la oficina – volver a la rutina de siempre. Pero no voy a hablar mucho hoy por mi voz, pero quería hablar sobre algo en lo que entrenamos a nuestros nuevos clientes: la mejor manera de comunicarse con nosotros.
Comunicación
A la antigua – contratas a un abogado y una o dos semanas después surgen preguntas que olvidaste mencionar, entonces levantas el teléfono y llamas a tu abogado, pero él está en la corte con un juicio de tres días, y no te devuelve la llamada hasta la semana siguiente y te frustras porque tarda una semana en responderte. Tratamos de aconsejar a los clientes que, realmente, la mejor manera de comunicarse es por correo electrónico o mensaje de texto y hay muchas ventajas en eso.
La primera es que, si envías un correo o mensaje, tienes la oportunidad de releer lo que enviaste. Entonces, después de leer lo que escribiste, puedes pensar “No pregunté eso muy bien. Dejé algo fuera.” Te da la oportunidad de corregir lo que escribiste, para asegurarte de que estás destilando la pregunta a la información que quieres pedir. En cuanto al destinatario (el abogado o asistente legal) que recibe el correo, lo tiene para revisar si se distrae o está trabajando en otra cosa, para que pueda releerlo y que su respuesta sea exactamente precisa. Le da al destinatario una mejor oportunidad de responder de manera más concisa.
Otra cosa es que los abogados trabajamos en equipos, así que si haces una pregunta – si me envías un correo y digamos que soy tu abogado y estoy en una declaración en Georgia, si me hubieras llamado, puede que no esté en la oficina por una semana y tu frustración crece, pero si me envías un correo, puedo mirar mi teléfono y si no puedo responder el correo, puedo enviarlo a mi asistente legal y pedirle que responda el correo, o puedo dirigirlo a un abogado que esté trabajando en la parte del caso sobre la que tienes la pregunta. Me permite colaborar con los miembros de mi equipo para darte la mejor respuesta posible.
Otra cosa que permite el correo o mensaje, es que tenemos un sistema de gestión de casos muy sofisticado donde almacenamos toda nuestra comunicación digital con nuestros clientes y abogados en el caso. Así que nos da la oportunidad de volver y revisar conversaciones anteriores y almacenarlas para tenerlas disponibles fácilmente, para que si alguien se involucra en el expediente más adelante, pueda revisar y tener un buen historial del expediente y un historial de todas las preguntas matizadas que se hayan respondido.
Conclusión
Hay muchas razones para hacerlo, pero la mejor respuesta es que reduce la frustración y obtiene mejores respuestas rápido y de manera colaborativa. Por eso recomendamos correos y mensajes. Me disculpo nuevamente por mi voz, realmente estoy teniendo dificultades hoy. Espero que todos tengan un maravilloso fin de semana. Espero verlos de nuevo el próximo fin de semana. ¡Gracias y gracias por acompañarme!
